# 常用流程

本页收集了在非几里做日常工作的简短做法。关于怎样写要求、怎样整理空间的更高层建议，见[最佳实践](./best-practices.md)。

本页包括：

- **查找和阅读**一个文件、会话或同事
- 跨所有空间**提问和查找**
- **做事**：交办一件事、修改文件、调整或叫停它
- **决定和分享**：批准一个申请、分享一个文件
- **教和自动化**：记忆、技能、工作流和提醒

## 查找和阅读

### 用搜索找任何东西

在你能进入的任何空间里，找一个文件、会话、工作流或同事。

1. 按 ⌘K（Windows 和 Linux 按 Ctrl+K），或在侧栏选「搜索」。
2. 输入名字的几个字，或会话正文里的一个词。
3. 先看最上面的最佳匹配。用 ↑ ↓ 移动，按 Enter 打开结果，按 ⌘Enter 把它打开在当前页面旁边。

```text
发布计划
```

输入之前，旁边有五个圆形按钮，把搜索限定在某一类东西上。

| 按钮 | 搜什么 |
| --- | --- |
| 空间与文件 | 空间、文件夹、文档、表格和 PDF |
| 会话 | 你能进入的所有空间里的会话 |
| 工作流与应用 | 工作流、定时任务和应用 |
| 操作 | 从这里能开始的事，例如新建工作流或打开收件箱 |
| 人 | 同事 |

![搜索「发布计划」，最佳匹配是表格「版本发布计划.csv」。](./spotlight.webp)

::: tip 提示
搜索只显示你能打开的内容。你进不去的空间不会列出。要改每个按钮下的分组，点搜索条里的「⋯」，再选「让小几帮我整理分组」。
:::

### 打开并阅读一个文件

不离开清单，读一份文档、表格或 PDF。

1. 选一个空间，再选它的「文件」视图。
2. 点一个文件。它在右边的阅读器里打开，清单留在左边。
3. 双击文件，让它的标签留下来；按 ⌘\ 分栏，并排读两个文件。
4. 点已打开文件右上角的「⋯」，其余操作都在里面：置顶、问小几、共享、复制链接。

阅读器每个控件的作用，见[空间与文件](./spaces-and-files.md)。

### 退回到较早的版本

撤销对网页或文档的一次改动。

1. 打开文件，点阅读器上方的钟表按钮「历史」。
2. 选较早的版本，退回到它。

## 提问和查找

### 向小几提问

从你能读的空间里得到一个简短的回答，并附上依据的文件。

1. 在侧栏选「小几」。
2. 写下问题。
3. 读它的回答；回答重要时，再核对它点出的文件。

```text
周报里的项目进展表列了几个项目？
```

```text
Q4 路线图里和库存冻结有关的是哪几条？
```

::: info 说明
数字对不上时以文件为准。问小几它依据的是哪一行，再回到文件自己核对。
:::

### 就一个文件提问

在文件上直接提问，或提出修改。

1. 打开文件，选 ⋯ → 问小几。
2. 写下想知道什么，或者要改哪一节、哪个数字。

![已打开文件的 ⋯ 菜单：置顶、问小几、共享、分享预览链接、复制链接、连接 Claude Code、重命名和删除。](./file-menu.webp)

### 看看有什么在等你

不打开收件箱，就能看到审批、提到你的消息和共享给你的文件。

1. 选「小几」。
2. 问：

```text
我的收件箱里有哪些等我审批的事？
```

小几会翻看等你审批的事、提到你的消息、定时任务的失败运行和共享给你的文件。等你回复的会话和工作流的失败运行，要到收件箱里看。

## 做事

### 在空间里把一件事交给 AI

让 AI 读空间里的文件，写出结果。

1. 打开这件事所属的空间。
2. 点页面底部的输入框。它的提示「在 软件事业部 开始新会话：说说你要做的事…」写明这件事会在哪里开始；没有「新会话」按钮。
3. 写下你要什么、结果存在哪里、你打算怎么核对，然后按 Enter。
4. 看会话里那行实时的状态：AI 在做什么、第几步、已经过了多久。它写好的文件会出现为一个按钮，点一下在阅读器里读。

```text
把周报里的项目进展整理成三条要点，存成周报旁边的一份新文档。
```

::: tip 提示
用 @ 指向一个文件，用 / 调用技能或命令。点「＋」可以附上文件、设定目标，或者让 AI 先做计划。
:::

### 修改文档或表格

网页和表格没有手动编辑器，所以请 AI 来改。

1. 打开文件，选 ⋯ → 问小几。
2. 说明要改哪一节或哪个数字，依据是什么。
3. 打开结果读一遍。AI 做的改动，不等于已核对过的事实。

```text
把「下周计划」改成三条，每条写负责人。
```

想对网页做更大的改动，可以[连接 Claude Code](./claude-code.md)。

### 往空间里添加文件

把你自己的文件放在 AI 能读到的地方。

1. 打开空间，点页面右上角的「＋」。
2. 选「上传文件」「新建文件夹」「新建网页文档」或「上传网页文档」。

只想给一条消息附一个文件，就点输入框里的「＋」，选「添加文件」。

### 调整或叫停一件事

AI 还在做的时候改变方向。

1. 再发一条消息。默认它马上插进来，AI 说明是继续、改方向还是停下。
2. 改按 ⌘Enter，消息就排在队里，等 AI 做完再处理。
3. 连按两次 Esc，让 AI 停下。

```text
先不要写总结，先把三份周报里的风险列成表。
```

### 把一件事交给小几

让小几挑空间，做完告诉你。

1. 选「小几」，写下这件事和结果存哪里。
2. 打开「任务」标签看它的进展；状态变成「已完成」后，打开它的结果。

```text
把周报里的项目进展整理成三条要点，存到软件事业部。
```

## 决定和分享

### 批准一个申请

对让工作流停下的一个申请做决定。

1. 选「收件箱」，打开标着「请你审批」的一行。
2. 读「申请内容」和下面的「流程」。
3. 在「审批意见」里写下你的意见，再选「批准」「退回补充」或「驳回」。

细节见[收件箱与审批](./inbox.md)；申请缺少你需要的内容时，退回去。

### 把一个文件分享给同事

不把同事加进空间，就给他一个文件。

1. 打开文件，选 ⋯ → 共享…。
2. 按名字找到同事，点「分享」。

文件在对方的收件箱里显示为「与你共享」。

### 把一个文件分享给空间外的人

生成一条只读、会过期的链接。

1. 打开文件，选 ⋯ → 分享预览链接…。
2. 保留默认值，它们最安全，然后选「创建链接」。
3. 确认，再选「复制预览链接」，把链接发出去。

查看和取消链接，见[分享](./sharing.md)。

## 教和自动化

### 教空间这里怎么做事

让 AI 在这个空间的每件事里都照一条规则或一份步骤做。

1. 打开空间，对 AI 说「记住：发布只在周二和周四 19:00 之后进行」，或者点右上角的「＋」，选「添加记忆」或「新建技能」。
2. 打开「定制」视图，确认这个条目。

```text
记住：发布只在周二和周四 19:00 之后进行。
```

### 运行一个工作流

运行一件每次都按同样步骤走的事。

1. 打开空间的「工作流」视图，选这个工作流。
2. 填写表单，把它要的文件拖进去，再点「运行」。
3. 在步骤下面读结果。

怎样建和定时，见[工作流](./workflows.md)。

### 设提醒或定时

让小几提醒你，或者让一件事自己运行。

1. 选「小几」。
2. 写下时间和要做的事。

```text
周五下午三点提醒我交报销。
```

```text
每个工作日早上看一下构建有没有失败，失败了告诉我。
```

见[定时任务与提醒](./scheduled-tasks.md)。

### 问非几它自己

弄清某个功能在哪里。

1. 选「小几」，或打开任何一个会话。
2. 问一个「怎么做」的问题。

```text
怎么把文件给空间外的人看？
```

```text
审批在哪里处理？
```

## 下一步

- [提示词示例](./prompt-library.md) 可以复制再改的要求。
- [最佳实践](./best-practices.md) 能得到更好结果的习惯。
- [收件箱与审批](./inbox.md) 审批人看到什么、怎么决定。
- [工作流](./workflows.md) 运行、修改和定时固定步骤的事。